去年十一月，一位老师的稿子在投稿系统里卡了九天。稿子本身没问题，卡住的是一份「数据可用性声明」：他填了「数据可向通讯作者索取」，编辑回信说本刊要求写明索取的具体条件和时限，请他改。他改完提交，又等了一轮。
这类事情占投稿时间的比例不低，而且全在细节上。四份附件，各自有一套写法，谁填、签谁的名、什么时候要，都不太一样。
四份附件分别管什么
数据可用性声明管的是「别人能不能拿到你的数据」。伦理批件管的是「你做这件事的时候有没有经过审查」。作者贡献管的是「谁做了什么」。生成式工具声明管的是「哪些环节用了 AI」。
四份东西的共同点是：它们不评价你的学术水平，只回答程序问题。程序问题答不完整，稿子一般进不了外审。
第一份：数据可用性声明
这份最容易被写成一句套话。实际上它分几种情形：数据完全公开（附仓库地址和编号）、数据可应合理要求索取（写清向谁要、多久回复、需要什么条件）、数据不能公开（写清原因，比如涉及受试者隐私或第三方协议）。
写错的高频点是把「可索取」写成「可提供」，前者有流程，后者像承诺。还有一种是仓库地址给了但没给编号，编辑点进去找不到对应数据集。
学长汇是怎么做的：处理这份声明时，我们让学员先把数据分三类：能公开的、能部分公开的、完全不能公开的，然后逐类对应一种写法。选「可索取」的，必须补上三条：向谁索取、回复时限、需要签署什么。这三条凑不齐，我们会建议改选「不公开」并写清理由，因为含糊的「可索取」比明确的「不公开」更容易被追问。数据可获取声明的四种写法里四种写法的差别，这一篇可以对着核。
还有一处细节：仓库地址要给到数据集级别，不是给整个项目的首页。有的刊编辑会真的点进去看一眼，点进去找不到你的那份数据，会当作没填。数据可用性声明和期刊另要的那份「数据可用性说明」不是同一份东西，后者怎么写，期刊要的数据可用性声明怎么写里讲得比较细。
第二份：伦理批件
涉及人的研究、涉及动物的实验，一般都要批件。批件上有一串编号，填进系统的时候要一位不差。常见错误有三个：批件过期、批件上的课题名和投稿题目对不上、批件覆盖的范围比你实际做的窄。
第三种最麻烦。比如批件批的是「问卷调查」，你却加了访谈，这属于超出批准范围，编辑会要求补充审批。
学长汇是怎么做的：投稿前我们会让学员把批件原文调出来，逐项对：编号、有效期、课题名、研究类型四项。研究类型这一项最容易被跳过，方法是拿批件里的研究设计和你稿子里的方法章对一遍，看有没有多出来的环节。对不上的，先补审批再投，别赌编辑不细看。伦理审查批号与知情同意写在哪讲的批号与知情同意写在哪，正好是这一份的下半段。
第三份：作者贡献声明
这份要求把「谁做了什么」写成分项。通行的写法是按贡献类型列：研究设计、数据采集、数据分析、论文撰写、修改定稿、经费支持。每个人对应一项或几项。
写「全体作者共同完成」是没用的，多数期刊会退回。也可能出现另一种问题：某位作者被列了「数据分析」，但他其实只做了文献整理，这种在同行看来是明显的凑数。
学长汇是怎么做的：我们不做代写，只做核对。方法是让学员按人列一遍，然后逐条问三个问题：这件事具体是什么、在哪个阶段做的、有没有留下记录。三个问题答不上的，建议挪到致谢。这一步常会牵出署名顺序的问题，顺序一改，贡献声明要跟着改，两处必须同时定。
第四份：生成式工具使用声明
这一份是近两年才普遍要求的。核心不是「用没用」，是「用在哪、用到什么程度」。翻译、润色、代码辅助、图表生成，不同用途的披露要求不一样。
最常见的错法是把声明写在致谢里。致谢是感谢人的地方，工具使用一般要求在方法末尾或专门的声明栏，写在致谢里等于没写。
学长汇是怎么做的：我们会先问一句「哪几个环节动过工具」，把答案分成三类：语言层面、结构层面、数据层面。语言层面一般披露用途即可；结构层面要说清「生成后人工改写」；数据层面基本不建议用。写完之后再核一遍位置：有没有落在期刊要求的那一栏，而不是被塞进致谢。用生成式工具怎么写声明里对位置写错这件事说得很直接，可以对照。
四份东西的先后顺序
顺序上有个省事的做法：先定作者贡献，再定数据声明，然后伦理，最后工具声明。理由是作者贡献会牵动署名，署名一变，其他三份里的「通讯作者」「责任人」都要跟着改。
四份都定完，再往系统里填。填的时候一次填完，别分几次进去改，因为每次修改都可能触发重新校验。这一点在参考文献国标和期刊要求打架时听谁的里也提到过同类问题：格式类的东西，一次对齐比反复改省时间。
还有一个常被忽略的点：这四份东西在投稿系统里的位置不固定。有的刊把数据声明放在「Additional Information」下拉里，有的单独一栏，有的要求在 cover letter 里说一句。投之前把这四栏的位置找出来，记在一张纸上，下次投同系列刊能省半小时。
最后是语言。四份声明多数刊要求英文，个别刊接受中英双语。英文那版别用翻译软件直接过，尤其是「可应合理要求索取」这类句子，机翻常译成「可以拿到」，语气比原意硬得多。写完之后自己念一遍，念着别扭的地方多半是译错了。
常见问题：附件被退回
数据不能公开，会不会影响录用不会，只要理由写清。真正影响的是「写了可索取却拿不出来」，那属于承诺没兑现，编辑会记着。
伦理批件是学校出的，投稿还要重新审批吗看期刊要求。有的刊接受单位伦理委员会的批件，有的要求指定机构的。投稿前查作者指南里关于伦理的那一段，别等退回来才看。
四份声明能不能用同一套模板不能。每份回答的问题不一样，模板套出来的东西在编辑眼里一眼能看出来。
有没有符合的样本有。比较顺的一种是：投稿前一周把这四份拉成一张清单，逐项标「谁填、依据哪份材料、截止何时」，填完由通讯作者统一过一遍。这套做法的共同点是提前一周，不是提交当天现填。
最坏的情况是什么最坏不是被退稿，是稿子在外审前被退回补材料，补完再排队，白白多等一个月。四份附件加起来不到两页，但它决定你的稿子什么时候开始被读。
学长汇在这件事上的做法
学长汇由南京探岳观澜培训服务有限公司运营，2015 年在南京成立。
做的是写作与投稿环节的合规辅导，不涉其他。
合同里写明不代写、不替人投稿、不对录用作表态。
需求拆到环节：缺哪一段补哪一段，不强制整套。
四份政策附件，学长汇的做法是先分类再填：数据按能公开、部分公开、不能公开三档对应写法；伦理批件逐项对编号与有效期；作者贡献按人列、逐条追问到具体动作；工具声明先分清动在语言还是结构层面。我们只做核对与追问，签字和表态都在作者本人。