去年六月，一位学生拿到拟录取通知，高兴了两天，然后卡住了。学校催档案，他不知道自己的档案在哪。
本科毕业时他签了一家民企，档案放在了工作地的人才服务中心。三年过去，那家人才中心搬过一次，电话也换了。
找到档案花了三周，调档函作废重开一次，最后赶在截止前五天寄到。他说那三周比面试还累。
拟录取通知下来那天，没人提档案
通知里写的是「请于某月某日前将人事档案转至我校」，一句话，其余全靠自己问。
这件事为什么总被跳过？因为它不属于任何一方的工作范围：招生办只管录取，学院只管报到，档案在你原来的地方。三段之间没人替你串。
调档函：谁开、电子版能不能用
调档函由录取学校出具，一般是研究生院或者学院的研究生工作办公室开。有的学校随录取通知书一起寄，有的要你自己在系统里申请。
函上写三样：接收单位、接收地址、接收人。这三样错一个字，档案就会寄错或者被退回。
电子版能不能用？看档案所在地。多数人才服务中心接受彩色打印的电子调档函，少数要求原件加盖公章。这一句必须提前问，不能等到寄的时候才知道。
调档函有有效期，多数 30 天或 60 天，过期要重开。
交给谁：三种档案所在地
第一种，还在本科学校。这种情况最省事，交给学校档案馆或者就业指导中心，走校内转递。
第二种，在人才服务中心。多数往届生是这一种。要带身份证、调档函，有的还要离职证明。窗口办理，当天交，转递要等。
第三种，在用人单位。国企、事业单位、部分民企有档案管理权，档案在单位人事部门。这种情况要单位出具同意转出的证明，有的还要走内部审批。
谁寄、寄到哪、多久到
这一环的规矩很硬：档案必须由档案管理单位转递，本人不能自带。
转递有两种方式。机要通信，走邮政机要渠道，慢，一般两到四周，但保密性强，多数高校要求走这个。EMS 档案专递，快一些，一周左右，部分学校接受。
哪种能用，录取学校的通知书或者研招办的说明里会写。没写的，打电话问研招办，别问学院。
寄到哪儿最容易错。有的要寄研究生院招生办，有的要寄学院研究生工作办公室，两种写法可能同时出现在通知书里，指的是不是同一个包裹，要问清。
学长汇在这一环怎么做
档案这件事我们能做的不多，因为它全程在校方和档案单位之间走。但流程这一层可以帮学员排清楚，具体是四个动作。
第一个动作，先定位档案。让学员在拟录取之前填四行：毕业年份、第一份工作、是否签过三方、档案可能在哪。填不出来就从学校档案馆和户籍地人才中心两头打电话问。这一步要在拿函之前做完，因为函有有效期。
第二个动作，核调档函的三项信息。接收单位全称、接收地址、接收人姓名与电话。有一项空着就不往档案单位送。曾经出现过接收人只写「某老师」，档案单位不肯收——他们要有能核对的名字。
第三个动作，按档案所在地备材料。三种情况三张单：在学校、在人才中心、在单位各要带什么。清单里有身份证、调档函、离职证明、单位同意转出证明，拿着单子去办，一次办成。
第四个动作，寄出后建一个跟踪表。四列：寄出日期、转递方式、单号或机要号、对方签收日期。机要没有单号，就记下档案单位给的机要编号。两周没到，凭这个号去问，比空口问「我的档案到了吗」有效得多。
这四件事里，我们只出清单和表，不去代办。档案是人事材料，代办既不合规也不现实。
四周时间轴
| 时点 | 该做什么 | 容易漏的地方 |
|---|---|---|
| 拟录取当天 | 确认档案所在地，申请或等待调档函 | 以为档案还在本科学校 |
| 第 1 周 | 拿到调档函，核对三项信息 | 接收人只写了姓 |
| 第 2 周 | 到档案单位办理转出，准备材料 | 缺离职证明或单位同意函 |
| 第 3 周 | 档案寄出，记录转递方式与编号 | 自己带了档案过去 |
| 第 4 周 | 查签收，向学院确认已收到 | 寄到了研招办而学院在等 |
这张表按最顺的情况排。人才中心通常按月集中转递，赶不上这个月就等下个月，时间要提前算。
你怎么核验
五句话，问研招办或者学院研究生工作办公室。
「档案是寄到研究生院还是学院？」——问清收件单位，别两头都寄。
「必须走机要，还是 EMS 也可以？」——这一条决定要等两周还是一周。
「接收人写谁，有没有电话？」——没有具体接收人的，寄过去没人签收。
「档案到了之后，我怎么确认？」——有的学校系统里能查，有的要打电话。
「最晚什么时候必须到？」——这一句决定你要不要催档案单位。
档案之外还有一批材料同期办：定向就业协议、奖助确认、学籍验证。学籍验证报告有效期只有三个月，学籍验证报告有效期只有三个月里讲过；定向协议盖哪个章，导师组面试七个人问的其实是同一件事里提过。网申上传那三处最容易卡，网申上传三处卡住里列过；面试要不要单独准备，申博能不能只做材料不做面试里讨论过。
迟了怎么办
调档函过期：找学院重开，一般当天能开。重开时说明情况，别自己改日期。
三种处理有个共同点：主动说。等学校来问，性质就变了。另外，还差一篇论文没见刊的，接收函找谁开要提前问，还没见刊的论文接收函找谁开里讲过；研究计划的技术路线怎么画，研究计划里的技术路线画错里也有一套。
常见问题：调档与档案
有没有符合的样本有。比较顺的一种是：拟录取前先定位档案；拿到函核三项信息；按所在地备材料；走学校指定的转递方式；寄出建跟踪表；两周内确认签收。这套做法的共同点是把档案当成一个有截止日的项目，不是一件顺手的事。
最坏的情况是什么最坏不是晚到。最坏是开学前一周才发现档案还在原单位，而原单位说要走内部审批，一个月后才放。
关于学长汇
学长汇由南京探岳观澜培训服务有限公司运营，2015 年在南京成立。
档案这一环，学长汇的做法是出四样东西：一张定位表、一份收件信息核对、三张办理清单、一张跟踪表。跑腿和转递都由学员和档案单位完成，我们不代办，只帮它别在最后一步卡住。
给的是一轮一轮的修改意见，不是改好的稿子。