有位同学申博，材料里有一篇论文状态是「录用待刊」。评审意见回来问了一句：这篇的接收函呢。
他手上只有编辑发来的一封邮件，英文的，没有章，也没有编号。学院说这个不算，让他补一份能盖章的。
三种证明，效力不一样
第一种是期刊发的录用通知（acceptance letter），一般由编辑部或主编签发，有的带编号，有的只是邮件。第二种是接收函，国内期刊常见，盖编辑部或者主办单位的章。第三种是清样或者在线首发页面，能证明已经排版。
三种里，第二种最稳，因为它有章。第一种在多数学校能用，但要看清有没有签发人和日期，没日期的常被质疑。第三种属于辅助材料，一般不单独作为成果证明，只能配合前两种用。
接收函由谁开，怎么要
国内期刊：联系责任编辑，说明用途（申博材料），请他出一份带章的接收函。多数编辑愿意配合，但要给时间，两三天到一周。
国外期刊：一般没有「函」这个东西，能拿到的是 acceptance letter 或者 editor 的确认邮件。有的出版社在系统里能下载正式版本，带稿件编号和接收日期。
要的时候说清三件事：用途、需要包含哪些信息（题目、作者顺序、期刊名、接收日期、预计刊期）、需不需要纸质原件。
学长汇是怎么做的：我们会在材料清单阶段就问一句「有没有在投或者已录用的稿子」。有的话，让学员当天去要，不等材料截止前才想起。要的时候给一份模板，把五项信息列好发过去，编辑照着填，来回次数少。这一条跟翻译那件事是连着的，英文版材料要哪些必须翻，材料的英文版哪些必须翻里讲过。
接收函和录用通知的差别
录用通知是「我们决定要发」，接收函是「我们确认收到并同意刊发，附条件」。差别在细节里：录用通知一般不写刊期，接收函常写「拟发表于某年某期」。
评审看的是后者，因为刊期能对上时间线。只说录用不说刊期，容易被追问「什么时候能出来」。
学长汇是怎么做的：如果期刊只能给录用通知，我们会让学员补一份「预计刊期说明」，可以是编辑邮件里的一句话，也可以是自己写的说明加截图。材料里附一句「该刊预计某年某期刊出，编辑邮件见附件」，比什么都不说强。
作者顺序和署名单位要对得上
这一处最容易出问题：论文上你是第二作者，材料里写在「代表性成果」第一项，评审会觉得你在拔高。反过来，论文上你是共同一作，材料里没注明，也吃亏。
处理办法是照实写，同时在后面加一句说明。共同一作写「共同第一作者（排序第二）」，比含糊写「第一作者」安全。
署名单位同理。论文上挂的是 A 大学，你现在在 B 大学读硕士，材料里要说明这段经历，别让评审自己去猜。
学长汇是怎么做的：我们会让学员把每一篇成果按「题目、期刊、作者位次、署名单位、状态」五列排一张表，逐条核。核的时候重点看两处：位次是不是和论文首页一致，署名单位是不是和当时所在单位一致。这张表做完，材料里的表述基本不会出错。
没见刊的成果能写到什么程度
三种状态可以写：已录用待刊、在线首发、在投（under review）。前两种算成果，第三种只能算「在研工作」，写的时候要标明状态。
在投的稿子写进材料有一个风险：评审可能问「投的是哪本刊、什么时候投的」。答不上来会显得虚。所以写之前先确认投稿系统里的状态和日期。
这一层边界没发表的成果材料里能不能写里拆得比较细，哪些能写、写到什么程度，可以直接对着核。
英文版怎么出
国外期刊的 acceptance letter 本身就是英文，直接用。国内期刊的接收函要英文版的话，两个办法：请编辑部出一份英文版（有的愿意，有的不愿意），或者自己做一份翻译件加盖章说明。
翻译件要附原件扫描，并在材料里注明「原件见附件，译文由本人翻译」。别只交译文。
不同学校的要求差在哪
第一种，只要线上填状态，不要任何证明。这种情况在报名系统里勾「已录用」即可，但要留意复试时可能被要求出示。
第二种，要扫描件。扫描件优先用官方邮件或者带编号的文件，别用自己截的图。
第三种，要原件加密封。这种最麻烦，周期也最长，一般要提前三周办。
三种要求都写在招生简章的材料清单里，但位置不固定：有的在「报名材料」下面，有的在「其他说明」里。找的时候两个地方都看一遍。
研究计划那一叠东西的装订顺序，也常跟成果材料一起被要求，研究计划的附录放几处里讲过附录放几处；访学经历这类特殊经历放在哪一格，访学经历放在哪一处里有个位置建议。
如果对方学校给了 offer 但有保留期限，材料里要不要写这个状态，拿到的 offer 能保留到明年吗里讨论过。
常见问题：接收函怎么开
编辑不理我怎么办先看投稿系统里有没有可下载的正式文件。没有的话，走期刊官网的联系邮箱，别只发责任编辑个人邮箱。还不行，找导师出面，导师的名义通常更快。
接收函要不要原件看学院要求。要原件的，让编辑部寄，一周左右。提前两周办。
论文被接收但后来撤了，材料怎么办立刻更新材料，把这篇移出成果列表并说明。藏着不说，入学复查时对不上，问题更大。复查这一环入学复查三个月查什么里讲过。
预印本算不算成果多数学校不算正式成果，但可以写在「其他学术活动」里。写的时候标明是预印本，别混在正式论文里。
有没有符合的样本有。比较规范的一种是：投稿时就记下稿件编号和接收日期；录用当天去要接收函；材料里按五列排表逐条核；英文版附原件扫描。这套做法的共同点是要在录用当天，不是材料截止前。
最坏的情况是什么最坏不是没有接收函，是材料里写了一篇「已录用」，评审一查期刊目录没有，而你也说不清它现在什么状态。
学长汇在这件事上的做法
学长汇由南京探岳观澜培训服务有限公司运营，2015 年在南京成立。
做的是写作与投稿环节的合规辅导，不涉其他。
合同里写明不代写、不替人投稿、不对录用作表态。
需求拆到环节：缺哪一段补哪一段，不强制整套。
在投和已录用的稿子怎么写进材料，学长汇的做法是先排一张五列表：题目、期刊、作者位次、署名单位、状态，逐条核过再动笔。要函这件事我们盯着在录用当天做，不等材料截止。