一个学生把本科到硕士的所有材料都翻了英文，二十几份，花了两周。交上去之后学院回了一句：「我们只看成绩单和研究计划，其余中文即可。」他把剩下的十几份留在了电脑里，再没打开过。
反过来也有：只交了中文版，被要求补英文的研究计划摘要，卡在截止前两天。两种错法都常见，根子在于没先确认清单。
先确认清单，再动手翻
问学院研究生秘书要一份「材料清单及语言要求」，问不到就看招生简章和报名系统的附件说明。清单里通常会标哪几份要英文，哪几份接受中文原件加英文摘要。
多数学校的要求集中在四类：成绩单、学位证与毕业证、研究计划、推荐信。前两类通常要求翻译件加盖章，后两类看导师和学院。
必须翻的四类，各自的硬要求
成绩单：要翻译课程名、学分、成绩、绩点算法说明。课程名不能用机器直译，要按学校教务处的英文版课程名来，没有英文名的用学科通用译名。
学位证与毕业证：要翻译证书全文，包括编号、专业、授予学位、日期。翻译件通常要盖章，章由学校教务或档案馆盖，不是翻译公司盖。
研究计划：这一份不是翻译，是重写。中文稿直接翻过去，句式和论证习惯都不对。建议先用英文写一版摘要与框架，再扩成全文。
推荐信：由推荐人出具，语言看学院要求。要求英文的，优先由推荐人自己写，或者至少自己改一遍，署名与联系方式要能对上。
翻译谁做，三个选项的差别
自己翻：术语最准，速度最慢。适合研究计划这类需要精确表达的文件。
翻译公司：速度快，术语容易飘。适合证书、成绩单这类格式固定的文件。选公司时问一句「有没有学术类材料的经验，能不能提供往期样稿」。
专业润色：在你自己翻的基础上改，术语和句式都能保住。适合已经有英文初稿的研究计划。这三种没有高下，按文件类型配就行。
术语由谁核，这一步最容易被跳过
核术语的人要懂你的方向。同一个中文词在不同学科里对应不同英文词，翻错一次，评审会以为你概念不清。
做法是把关键术语列成一张对照表，二十到三十个词，写清中文、英文、出处。出处可以是本方向的经典文献、教材、或者期刊的关键词表。有了这张表，翻译的人和改的人都有依据，后面也不会前后不一致。
核的人优先找本方向的师兄或导师。如果没有人能核，退一步：用文献检索验证，把一个术语放到数据库里搜，看高被引论文怎么用。搜不到对应表达的，说明这个术语在你的方向里不通用，要换一个说法。
盖章、公证、认证，顺序别搞反
顺序是：翻译 → 学校盖章 → 公证（如需要）→ 认证（如需要）。翻译件没盖章就去公证，公证处会要求你回去补章。
公证与认证周期比想象中长。涉外认证有的要经过省级外办和使领馆两道，按月计算。截止日期紧的，先问学院能不能后补，能后补的写一份说明先交其余材料。
成绩单这一份还有个细节：有的学校要求翻译件与原件装订在一起并骑缝盖章，单独一张纸不认。做之前问清装订方式。
英文版常见的四种退回原因
第一种，课程名机翻。评审一看就知道，会怀疑整份材料的严谨度。第二种，绩点算法没说明。四分制、五分制、百分制混着写，评审无法换算。第三种，日期格式不统一。同一份材料里出现两种写法，显得潦草。第四种，签字与盖章位置错。签字在复印件上、章盖在翻译公司抬头处，都算不合格。
一份能照着走的顺序
第一步，拿到清单，标出要英文的份数。第二步，把四类必须翻的先做，其余押后。第三步，建术语对照表。第四步，证书类送翻译公司，研究计划自己写英文初稿。第五步，学校盖章。第六步，按需公证认证。第七步，全部材料做一次交叉核对：姓名拼音、日期格式、学校英文名，三处必须全篇一致。
第七步最省事也最容易被跳过。姓名拼音有人写 Zhang San，有人写 San Zhang，同一套材料里两种写法，评审会当成两个人。
成绩单这一份，值得单独说几句
成绩单是所有材料里最容易被退回的一份。退回的原因很少是翻错，多是缺项：缺绩点算法说明、缺总学分、缺排名证明、缺辅修与交换学期的成绩。
做法是把中文成绩单的每一栏都对应到英文：课程名、课程性质、学分、成绩、考试时间。课程性质这一栏很多人漏，必修选修不标，评审没法判断你的知识结构。
绩点算法说明单独做一页，写清满分制、换算公式、是否含重修成绩。这一页不加盖公章也通常被接受，但要在成绩单翻译件里注明「见附页」。排名证明另开一份，写清排名口径是专业排名还是学院排名、基数是哪一届多少人。
交换学期与暑期学校的成绩，有的学校要求单独出具，有的可以并进主成绩单。做之前问一句，别自己合并，合并过之后原件与翻译件对不上，又要重做。
英文研究计划和中文稿的差别
最直观的差别在句子长度。中文一句能带三个分句，英文照搬会变成一句四行的话，评审读到一半要回头找主语。做法是把长句拆成两到三句，每句只放一个判断。
第二个差别在论证顺序。中文写作习惯先给背景再给问题，英文的评审更希望先看到问题再看到背景。所以第一段就要落到「这个研究要解决什么」，背景放到第二节。
第三个差别在引用习惯。中文稿里常见的「国内学者普遍认为」，在英文稿里要落到具体文献。写不出具体文献的句子，说明这一处你还没读够，或者本来就是你自己的判断，那就直说是你的判断。
第四个差别在时态。已经做完的工作用过去时，计划做的工作用将来时，普遍成立的结论用现在时。三种混用是常见问题，读起来会觉得你分不清哪部分做完了。
常见问题：英文材料怎么落地
能不能全部用中文，附英文摘要看学院要求。多数学校对研究计划接受这种处理，对成绩单不接受。
翻译公司要不要盖章要，但学校那一份章才是关键。翻译公司的章只证明翻译行为，不证明内容真实。
推荐人不会英文怎么办可以由推荐人授权他人翻译，但要附一句说明，并保留推荐人签字。
英文研究计划要多长看学院要求，通常两千到四千词。不要为了凑长度加背景综述。
材料已经交了能补吗能，走补交入口，写清补哪一份、为什么补。补交顺序怎么排，那三天有个时间表；材料目录怎么做成一页，让老师找到重点有模板；读博动机陈述怎么写不空，3段那篇讲得实。科研背景该带到哪一步，5类主体有对照；面试会追问哪些处，3类追问可以提前准备。
学长汇的边界
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导师背景签约前披露到院系，可要求面谈；费用走对公账户。
英文材料这一环，学长汇先帮着确认清单：哪几份必须翻、哪几份中文即可。翻译由作者或翻译方完成，我们做术语对照表的整理与全文一致性核对，姓名拼音与日期格式这两处必查。