去年七月，一位学生在截止前两小时打电话来，说系统提示「文件不符合要求」，反复上传都失败。她把文件发给我，我打开一看：十二页材料合成了一个 38MB 的 PDF，其中六页是手机拍的，倾斜、带阴影，还有一页拍到了桌面。
内容全是好的，格式全不对。
第一处：清晰度，卡的是能不能读
扫描件的判断标准不是「看着清楚」，是「打印出来能读」。手机拍照的常见问题是倾斜、反光、边缘裁切、阴影。
系统对分辨率通常有要求，三百 dpi 是常见门槛。低于这个数，小字会糊成一团，评审看不清就直接跳过。
另有一个隐性标准：黑白还是彩色。证书类材料用彩色，成绩单与证明类用黑白即可。全彩的文件体积大，压缩之后反而更糊。
学长汇是怎么做的：我们让学员用扫描类应用而不是相机，拍完逐页翻一遍，看四角有没有切掉、文字有没有歪。歪的用应用里的裁切功能拉正，一页一页来，别整份一键处理。处理完导出为 PDF，不导 JPG 再合并。
第二处：命名，卡的是能不能找
命名规则各校不同，但内核一致：让人一眼知道这是谁、哪份材料。
常见写法是「姓名-材料名」，比如「张三-成绩单」。有的系统要求加报考专业或者报名号，看通知。
三个常见错误：用中文括号、用空格、用特殊符号。这几样在部分系统里会导致上传失败或者乱码。
另有一个错误是中文名。少数系统对中文文件名支持不好，上传后显示成问号。遇到这种情况，用拼音。
我们的做法：给一张命名对照表，左侧是材料名，右侧是对应的文件名。学员照着改，改完对一遍数量。文件多的时候，编号比名称更可靠，比如「01-成绩单」「02-推荐信」。
第三处：合并顺序，卡的是能不能对
合并顺序要与目录一致。目录写成绩单在第一页，文件里成绩单却在第七页，评审按目录找会以为缺件。
合并还有两个技术细节：页面大小要统一，A4 就都用 A4，混着 A3 与 A4，打印时会缩放；书签要加，加了书签评审点两下就到，不加就得翻。
文件体积也要控。多数系统有上限，常见是 20MB 或者 50MB。超了要么压缩，要么拆分上传。
这一段我们怎么做：先按目录排一遍纸质顺序，再用同一顺序合并。合并完打开翻一遍，重点看三处：页脚页码连不连、书签对不对、有没有空白页。空白页多半是扫描时多扫了一张。
上传前的一份自查表
| 检查项 | 标准 | 不合格怎么处理 |
|---|---|---|
| 清晰度 | 300dpi，小字能读，四角完整 | 重扫，别用软件锐化硬救 |
| 页面大小 | 全部 A4，方向一致 | 逐页调整，别整份缩放 |
| 文件命名 | 姓名加材料名，无空格与特殊符号 | 按对照表重命名 |
| 合并顺序 | 与目录一致 | 重排后再合并 |
| 体积 | 在系统上限内 | 降分辨率或拆分上传 |
| 书签 | 与目录一致 | 用 PDF 工具补 |
被退回了怎么办
先看退回原因写的是什么。如果是「文件损坏」，重新导出一次；如果是「不符合要求」，去翻通知里的具体要求，别猜。
再看截止时间。多数系统允许在截止前重复上传，覆盖旧的。截止后通常关闭，只能联系招办。
最后留一手。上传成功后截一张图，记下时间与文件名。系统出问题时，这张图能证明你按时交了。
几处容易被忽略的
手机上传与电脑上传不一样。手机端有时会自动压缩图片，导致清晰度下降。能用电脑就用电脑。
浏览器也有影响。个别系统对某些浏览器兼容不好，上传卡住。换一个浏览器试，往往就好了。
网络不稳的时候，大文件容易传一半断掉。传完一定要看到「上传成功」的提示，不能只看进度条走完。
第四处：推荐信的通道，别和材料混
推荐信有两种提交方式：一种是推荐人自己通过系统链接上传，一种是密封后随材料一起交。两种方式的时间点不同，前者要提前给推荐人发链接，后者要提前准备信封与签字。
最常见的错是把两种方式搞混。学生自己把推荐信扫进材料，而系统要求推荐人单独上传，结果评审那边显示「未收到推荐信」。
这一条上我们的做法是：先确认学校要哪一种，再倒排时间。要推荐人上传的，提前一周把链接与截止时间发给对方，并在截止前两天提醒一次；要密封的，准备好信封、骑缝签字的位置，装袋前确认封口没被拆过。
第五处：回执与截图，给自己留个凭据
系统上传成功不等于材料被接收。有的系统要审核，审核通过才算提交完成。
所以上传完要做三件事：截图成功页、记下提交编号、看状态有没有变成「已提交」。三样都有，才算交完。
落到具体动作上：我们让学员建一个文件夹，按学校名分类，里面放三样：上传成功的截图、提交编号的文本、材料最终版的 PDF。真出争议时，这三样能说明你按时交了、交的是什么。
合并前后，各做一个动作
合并之前，先把每一份单独检查一遍。单份不合格，合进去就是整份不合格。检查三项：有没有缺页、有没有倒序、有没有扫进手边的废纸。
合并之后，再整份打开翻一遍。翻的时候看两头：第一页是不是封面，最后一页是不是封底。有的材料没有封面，第一页直接是成绩单，评审打开会以为拿错了。
另有一个细节：页脚页码。单份材料各自有页码，合并之后页码会重复。要么重新生成连续页码，要么干脆去掉页码，用目录定位。
我们在这个环节的做法是：合并由学员自己做，我们只做一遍抽检。抽检每次只看五页：第一页、最后一页、以及中间随机三页。五页都对，整份大概率没问题。这样做是因为全查太慢，而错误往往集中在首尾与扫描顺序上。
顺序对了，格式就不是坎。
常见问题：电子版格式
能不能用手机拍能，但要用扫描应用，不要用相机。拍完必须检查倾斜与阴影。
PDF 要不要加密不要。加密的文件多数系统读不了。
推荐信要不要单独传看要求。有的要求推荐人自己上传，有的要求合并进材料。搞错了等于没交。
文件太大怎么压先降分辨率到 200dpi 试一次，还超就拆成两个文件。别用在线压缩网站处理含个人信息的材料。
上传后能不能改截止前多数可以覆盖，截止后不行。改完记得重新截图。想了解盖章怎么跑，四类章别那篇写得细；参营论文怎么带，五类交付主体可以对照；材料清单怎么核，申请表填写讲得具体；电子版与纸质版的差别，两种提交方式里有一节。
系统崩了怎么办截图留证，同时发邮件给招办说明。多数学校会延长时限或者接受邮件提交。
顺着这条线还能看两篇：英文摘要怎么写不返工，以及两份成绩单的口径。
学长汇的边界
能帮的是判断和规范，替不了的是写和投。
学长汇由南京探岳观澜培训服务有限公司运营，2015 年在南京成立。
电子版材料这一环，学长汇按四条查：扫描分辨率是否到三百 dpi、命名是否按院校加专业加姓名、合并顺序是否与目录一致、单文件是否压在系统上限内。四条不过，先改再传。
选题、开题、综述、数据、批注、预审都能单独买。
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