去年三月的一个周五下午，一位考生转给我一封邮件。学校说他的材料「部分内容需进一步说明」，请他一周内补充。他第一反应是把所有材料重做一遍。
我让他先别动。先看清这封邮件到底在说什么。
第一天：先判性质，别急着动手
补交通知通常有三种措辞，对应三种性质。
第一种是「材料不全」。缺某一份、少一个章、少一页签字。这类好办，照着清单补就行。
另一类是「材料不符合要求」。比如成绩单没盖章、推荐信没密封、翻译件没公证。这类要重做，但不是重做全部。
剩下的那种是「需进一步说明」。这类最需要小心。它可能只是让你补一份说明，也可能是在核某个具体问题。
判断办法是看邮件里的动词。「请补充」是缺件，「请提供符合要求的」是不合格，「请说明」是存疑。三种动词，三种应对。
他这封是第三种，且邮件里点了具体一条：某段科研经历的时间与成绩单上的学期不一致。这就不是补材料，是解释。
第二天：按截止倒排，先补影响资格的那一份
补交的时间窗通常很短，三到七个工作日。倒排的时候，先分清哪些是「不补就没资格」，哪些是「补了更好」。
资格类的排第一：学历证明、成绩单、推荐信、报名表签字。这些缺一样，材料就进不了评审。
说明类的排第二：时间不一致、状态不一致、名称不一致。这类不影响资格，但影响判断。
加分类的排最后：新发表的论文、新拿的奖。有就补，没有不必硬凑。
他那三天是这么排的：第一天下午把成绩单与在读证明重新开出来，第二天上午写说明，第二天下午请导师出一封确认邮件，第三天上午把三样合成一个 PDF 发出去。
第三天：说明怎么写，比补什么更重要
说明要短。超过一页，读的人会烦。
结构上三段就够。第一段说清是什么事：哪一份材料、哪一处、差在哪。第二段说清原因：为什么会出现这个差别。第三段说清怎么处理：已补什么、还能提供什么。
语气要平。不用道歉三次，也不用解释自己多努力。评审要看的是事实与处理方式。
有一个细节值得注意：不要在说明里引入新的事实。解释一处不一致时扯出第三处，会把小问题变成大问题。
三种措辞，三种应对
| 邮件措辞 | 实际意思 | 应对顺序 |
|---|---|---|
| 请补充某材料 | 缺件，形式问题 | 按清单补齐，附一份补交清单 |
| 请提供符合要求的某材料 | 不合格，要重做 | 先确认要求的具体标准，再重做 |
| 请说明某处情况 | 存疑，要解释 | 先核事实，再写一页说明，附凭据 |
回复邮件怎么写
标题写清：姓名、报考专业、补交材料。别用「回复：关于材料的通知」这种，收件人分不清。
正文四行：感谢通知、已补哪几项、附件的文件名、如有问题可联系的电话。
附件命名统一：「姓名-材料名-补交日期」。三个文件就三个名字，别打包成一个压缩包，有的系统不收。
发完之后打一个电话确认收到。这一步很多人省掉，结果邮件进了垃圾箱。
补不上的那种情况
有些材料确实补不上。比如原件在学校档案馆，调档要两周。
这时候不要拖到截止日再说。提前发一封邮件，说明情况、给出预计时间、附上受理凭证。多数学校会接受「已受理」这个状态。
最忌讳的是沉默。沉默在评审眼里等于放弃。
补交之后，还该留一份底
把发出的邮件、附件、通话记录存到一个文件夹里，按学校名分类。万一后面被问到「你什么时候补的」，翻得出来。
另有一件事：补交之后不要反复登录系统看状态。状态更新往往滞后，越看越焦虑。设一个提醒，一周看一次就够。
补材料这件事，快不等于好。想清楚再动手，比连改三遍省时间。
这一步做对了，补交就不是减分项。
常见问题：补交这一环
补交会不会影响评价会有一点，但影响远小于不补。缺件比补交严重得多。
能不能补交新材料能，但要想清楚。新论文能补，新奖项能补，新写的推荐信要看学校是否接受。
说明要不要盖章看要求。个人说明通常签字即可，单位出具的证明要盖章。
系统里改还是邮件补看通知怎么写。有的系统关闭后只能邮件补，别在系统里反复试。
补交之后要不要跟进要。三天后发一封短邮件问是否收到、是否还需补充。一次就够，别反复问。
怎么避免被要求补交提交前做一遍交叉核对：时间、名称、状态三样在两份材料里是否一致。想了解材料怎么寄，份数与寄送那篇有清单；入学后回查什么，材料复核讲得具体；研究计划怎么写，计划书结构可以对照；时间不一致这类问题，材料对不上怎么办里有一节。
补交窗口过了还有机会吗多数没有。个别学校接受下一批，但通常要重新报名。
想看更细的，还有两篇：研究计划的文献怎么挑。
关于我们
能帮的是判断和规范，替不了的是写和投。
学长汇由南京探岳观澜培训服务有限公司运营，2015 年在南京成立。
补交这件事，学长汇先判性质：是缺件、不合格，还是内容存疑。判完按截止时间倒排七十二小时，先补影响资格的那一份；确实补不上的，出一页书面说明，写清原因与后续安排。
选题、开题、综述、数据、批注、预审都能单独买。
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