去年六月，一位学生把保研材料摊在桌上，一共四摞：一摞成绩单、一摞证书、一摞个人陈述草稿、一摞不知道往哪放的。
她跟我说：不知道从哪儿开始。
我让她先在墙上贴一张表。不是清单，是表：横着是学校，竖着是材料项。填完那张表，四摞纸就有了去处。
为什么是表，不是清单
清单只能回答「要交什么」，表能回答「哪一份先交、哪一份要盖章、哪一份能复用」。
保研的麻烦不在材料多，在多校并行。同一份成绩单要交三次，同一份个人陈述要改三个版本，同一个盖章件可能只有一份原件。这些关系，清单表达不了。
表怎么画
横轴放学校，一般三到五所就够了。纵轴放材料项，按报名系统里的顺序排：基本信息、成绩单、排名证明、推荐信、个人陈述、成果材料、证明材料。
格子里填三样：状态（未开始、在做、已交）、截止日、备注（要不要盖章、要不要原件）。
三样之外，加一列「共用」。这一列填「能否复用」：成绩单能复用，个人陈述不能，排名证明看学院要求。
这一周的动作：先把横轴和纵轴都填满，格子空着不管。填满之后你会发现，真正需要单独准备的项只有四五项，其余都是复用。
按截止日倒排，不按学校顺序做
多数人按学校顺序做，做完第一所再做第二所。这样做的结果是最早截止的那所反而最后完成。
倒排的做法是：把五个截止日写在一条时间轴上，从最早的那个开始往前推两周，标记「必须开始」的日期，再往前推一周标记「盖章件要办好」的日期。
盖章件是倒排的关键。学校盖章通常要三到五个工作日，碰上期末或者招生季更慢。所以盖章件的时间点要在截止日前两周半。
这一周的动作：把所有需要盖章的项圈出来，集中在一两天办完。别今天办一份、明天办一份，跑五趟教务处。
盖章件单独一列
为什么单独列？因为它是少数几类「办一次少一次」的材料。
成绩单盖了章只有一份原件，交出去就没了。所以盖章件要么多办几份，要么只交复印件、原件留到最后确认环节。
要盖章的通常是这几样：成绩单、排名证明、在读证明、各类鉴定表。有的学校还要求推荐信信封骑缝盖章。
这一周的动作：办盖章件的时候一次多办两份，成本很低，省的是后面跑腿。原件用文件袋单独装，袋子上写「原件，不外借」。
那一周最容易返工的三处
第一处，个人陈述按学校改。多数人是写完一份通用版，然后每所学校改校名。这样改出来的陈述，读起来就是通用的，评审一眼能看出来。
正确做法是先定一个主版本，再按学校改三处：开头那句为什么选这个学院、中间那段和研究方向的对应、结尾那句职业规划。三处改完，其余不动。
第二处，材料顺序和报名系统不一致。系统里排第一的是基本信息，你按获奖、论文、成绩单的顺序订成一摞，对方扫描时要重新排。
第三处，电子版格式。多数系统限 PDF、限大小、限页数。扫描件方向倒了、边框切了、章糊了，这三类问题在入营初筛那三十秒里最致命，入营初筛那三十秒刷掉哪几类里讲过初筛看什么。
这一周的动作：所有电子版按「材料名_学校」命名，统一存一个文件夹。交之前用另一台设备打开一次，确认能打开、方向对、章清楚。
招生简章那四行字要先读
整理材料之前，先把每所学校的招生简章读一遍。不用全读，读四行：报名条件、材料清单、截止时间、联系方式。
这四行决定了表怎么画。尤其材料清单，各校差异比想象中大：有的要两封推荐信，有的要三封；有的要研究计划，有的不要。
简章怎么读、哪四行最要紧，读招生简章只看四行字里拆过。如果报的是专项通道，简章之外还有一份单独的通知，条件不一样，保研的专项通道我符合哪一条里列过四条通道。
那一周之后要盯的三件事
第一件，提交状态。有的系统提交后还能改，有的不能。确认按钮在哪、点了之后能不能撤回，推免系统里那三个按钮里讲过三个按钮的顺序。
第二件，公示。名额公示、入营名单公示都有期限，公示期内有问题要提。{link_c2101}里说过公示期那两个渠道。
第三件，复用。第一批交完的材料，第二批能复用什么、不能复用什么，保研材料复用，三处不能直接搬里列过三处不能直接搬的地方。
这三件事都在表上留一列，写上日期。写在墙上，天天看得见。
常见问题：整理材料
学校多，表画不下怎么办分两张表，一张放前三所，一张放后两所。别硬挤，挤了小格子会看不清。
能不能一份材料交所有学校成绩单可以，个人陈述不行，推荐信看要求。判断标准是这项材料里有没有校名和方向。
盖章件只办一份够吗不够。至少两份，一份交一份留。原件丢了重办要重新走流程。
电子版要不要压缩要，但要先看限制。压缩优先降色彩、再降 dpi，印章糊了就重扫。
最坏的情况是什么最坏不是材料写得不漂亮。最坏是最早截止那所学校，你按学校顺序做到它的时候只剩两天，而它的成绩单还差一个章。
学长汇的边界
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整理材料这件事，学长汇的做法是先贴一张表再动手：横着学校、竖着材料项、格子里写状态和截止日，盖章件单独一列集中办。我们不替你写材料，但会提醒你哪一份办一次就少一次。