截止前十二天，推荐人发来一条消息：「最近实在抽不出时间，你另找人吧。」学生盯着屏幕看了半分钟，脑子里的第一反应是完了。第二反应才是问：还能补吗。
能补，但顺序很重要。做错顺序，两周会耗成两天。
第 1 天：先确认是不是真的没得谈
先回一条消息，把范围缩小：不用写长，三百字就够；不用手写，电子签名可以；不用现写，我先把要点整理好，您改。多数「没时间」的真实含义是「不知道要写多少」，把工作量说得足够小，有人会答应。
如果对方还是拒绝，别纠缠。立刻问一句：「能不能帮我引荐一位更合适的老师，并告知学院？」引荐比硬求有效，也留下了沟通记录。
第 2 到 3 天：找替补，按三个条件筛
条件一，职级与方向对得上。多数学校要求副教授以上，或要求与报考方向相关。条件二，合作过。上过课、带过课题、指导过论文，任何一种关系都能支撑内容。条件三，回得快。这一点最难判断，可以看他过往回邮件的速度。
列三到五个候选，按顺序问。第一个问的时候就把要点给全：你的研究方向、做过什么、拟报考的学校和导师、需要强调的三件事、截止日期。给得越全，对方越容易答应。
第 4 到 7 天：同时联系学院，别等齐了再说
这一步最容易被跳过。很多人想着先找齐人再跟学院说，结果时间不够。
正确的做法是第 4 天就发一封邮件给学院研究生秘书，说明情况：原推荐人因故无法出具，已在联系替补，预计某日提交，问是否可以延后或先交其余材料。邮件里附上原推荐人的沟通截图。
这封邮件的作用不是求情，是留痕。真到截止那天材料不齐，这封邮件能证明你提前报备过。补交材料按什么顺序排，那三天有个时间表可以参考。
第 8 到 12 天：材料怎么衔接
推荐信通常由推荐人通过系统链接提交，不是由你转交。所以替补确定后，第一时间在系统里改推荐人信息。改完要确认对方收到链接，链接有时会进垃圾邮件。
如果系统不允许改，联系学院后台操作。这一条要提前问，不要等到提交日才发现改不了。
已经写好的其他材料里如果提到原推荐人，比如个人陈述里写「在某某老师指导下」，这句话不用删。事实就是事实，删了反而显得奇怪。
时间来不及的三种退路
第一种，换推荐人但简化内容。找一位更熟的老师，只写一页，重点讲你的研究能力，不再铺开讲人品与经历。短而实比长而空有用。
第二种，先交其余材料，推荐信后补。这条要看学院是否允许，问清后补的截止时间，通常有一个宽限期。走这条路要在邮件里写清补交日期，并按那个日期交上。
第三种，延到下一批。多数项目一年一招，延一年不是灾难，但要想清楚这一年做什么：补成果、换方向、还是换学校。单纯等待没有意义。
怎么跟第一位推荐人收尾
发一条消息，说已经找到替补，谢谢他之前的支持，不必提「耽误」这类词。学术圈不大，这一条消息的作用是保住关系。
如果他之前已经写过一版，问一句能不能把内容给你，用于向新推荐人说明要点。有的会给，有的不会，不强求。
两周之后：复盘一件事
复盘的不是运气，是当初怎么定的这位推荐人，以及哪一句话本可以问得更早。多数出问题的推荐人，在答应的时候就有征兆：回复慢、说得含糊、没问截止日期。
以后找人写推荐信，第一次沟通就问清四件事：愿不愿意写、什么时候能给、需不需要我提供要点、如果临时有变最晚什么时候告诉我。第四件事很少有人问，但它决定了你有没有两周的缓冲。
还有一条经验：永远多备一位。三位推荐人里，有一位是备用，正式提交两位。这个安排不违规，也不占额外资源。
常见问题：推荐人这关怎么过
能不能自己写好了让推荐人签字多数学校不允许，且一旦被查出按材料造假处理。可以让推荐人参考你提供的要点，但落笔要是他。
推荐人职称不够怎么办看学院要求。有的接受讲师加另一位教授组合，有的硬性要求副教授以上。
换推荐人要跟学院说明吗要。系统里改了也要发一封邮件说明原因，留下记录。
截止当天才发现写不了怎么办立刻打电话给学院，不要只发邮件。电话能当场给答复，邮件要等。
推荐信之外，材料目录怎么做成一页让老师找到重点，这篇有模板；个人陈述和研究计划哪里写重了，5处拆得细。纸质材料要几份怎么寄，4类份数有清单；申请邮箱归谁管，3种归属讲得清楚。
关于我们
能帮的是判断和规范，替不了的是写和投。
学长汇由南京探岳观澜培训服务有限公司运营，2015 年在南京成立。
推荐人这件事，学长汇只做两件：提醒时间点，核对提交状态。找谁写、怎么写由学员自己定，我们不代联系也不代拟。系统里改推荐人信息这一步，会提醒当天改完并确认对方收到链接。
选题、开题、综述、数据、批注、预审都能单独买。
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